In kaum einer Branche sind die Anforderungen an die Zeiterfassung so speziell wie in der Gastronomie. Schichtarbeit mit wechselnden Zeiten, viele Teilzeitkräfte und Minijobber, Saisonspitzen und die Notwendigkeit einer robusten Lösung, die auch im stressigen Küchenbetrieb funktioniert. Wir haben die beliebtesten Tools getestet und auf ihre Gastro-Tauglichkeit geprüft.
Was ein Gastro-Zeiterfassungstool können muss
Bevor wir die einzelnen Anbieter vorstellen, definieren wir die Mindestanforderungen für den Gastro-Einsatz:
- Kiosk-/Terminal-Modus: Ein gemeinsames Tablet für alle Mitarbeiter — ohne individuelle Logins.
- Schichtplan-Integration: Soll- und Ist-Zeiten müssen abgeglichen werden können.
- Minijob-Überwachung: Automatische Warnung, wenn die Stundengrenze für 520-Euro-Jobs erreicht wird.
- Pausen-Tracking: Automatische Prüfung, ob gesetzliche Pausenzeiten eingehalten werden.
- DSGVO-Konformität: Daten auf deutschen oder EU-Servern, AV-Vertrag vorhanden.
- Deutsche Oberfläche: Damit alle Mitarbeiter die Software bedienen können.
- Export für Steuerberater: Daten müssen für die Lohnabrechnung exportierbar sein.
Die Tools im Gastro-Check
1. GetMeGastro (mit integrierter Zeiterfassung)
Preis: Ab 49 €/Monat (Buchhaltung + Zeiterfassung) | DSGVO: Ja, deutsche Server | Kiosk: Ja
GetMeGastro ist keine reine Zeiterfassungslösung, sondern verbindet Buchhaltung, Kassenanbindung und Zeiterfassung für die Gastronomie. Der entscheidende Vorteil: Die erfassten Arbeitszeiten fließen direkt in die Lohnabrechnung ein, Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit werden automatisch berechnet. Die Steuerberatung ist inklusive.
Stärken: Alles-in-einem für Gastro, Steuerberater inklusive, Kassenanbindung, SFN-Zuschläge automatisch
2. Papershift
Preis: Ab 3 €/Nutzer/Monat | DSGVO: Ja, deutsche Server | Kiosk: Ja
Papershift hat sich als Dienstplan-Lösung für die Gastronomie etabliert. Die Kombination aus Schichtplanung und Zeiterfassung funktioniert gut. Allerdings ist die Lohnabrechnung nicht integriert — die Daten müssen exportiert und an den Steuerberater weitergegeben werden.
Stärken: Guter Schichtplaner, Terminal-App, Gastronomie-Fokus
3. Crewmeister
Preis: Ab 4 €/Nutzer/Monat | DSGVO: Ja, deutsche Server | Kiosk: Ja
Crewmeister bietet eine solide Stempeluhr mit GPS-Funktion. Für Restaurants mit Lieferdienst-Fahrern interessant, da die GPS-Ortung den Einsatzort dokumentiert. Für reine Restaurantbetriebe ist die GPS-Funktion weniger relevant.
Stärken: GPS-Tracking für Lieferdienste, einfache Bedienung, deutsche Entwicklung
4. Clockify
Preis: Kostenloser Basisplan | DSGVO: Eingeschränkt (US-Unternehmen) | Kiosk: Nur im Pro-Plan
Clockify ist als kostenloses Tool beliebt, wurde aber primär für Büroarbeit und Projektzeit entwickelt. Der Kiosk-Modus ist nur im Pro-Plan verfügbar. Für einen reinen Gastrobetrieb fehlen Schichtplanung, Pausen-Tracking und die Anbindung an deutsche Lohnsysteme.
Stärken: Kostenloser Basisplan, viele Integrationen, unbegrenzte Nutzer
5. Personio
Preis: Auf Anfrage (ab ca. 4 €/Nutzer) | DSGVO: Ja, deutsche Server | Kiosk: Nein
Personio ist eine umfassende HR-Suite für den Mittelstand. Die Zeiterfassungsfunktion ist solide, aber für kleine Gastrobetriebe überdimensioniert. Es fehlt ein Kiosk-Modus, und die Einrichtung ist aufwendig. Für Hotelketten oder große Cateringunternehmen kann Personio eine Option sein.
Stärken: Umfangreiche HR-Funktionen, professioneller Support, Lohnschnittstellen
6. gastromatic
Preis: Ab 2,50 €/Nutzer/Monat | DSGVO: Ja, deutsche Server | Kiosk: Ja
gastromatic wurde speziell für die Gastronomie entwickelt und bietet neben Zeiterfassung auch Personalplanung und Umsatzprognosen. Die Software kennt die Besonderheiten der Branche — von geteilten Schichten bis zu Feiertags-Zuschlägen. Der Funktionsumfang ist groß, die Einarbeitung dauert entsprechend.
Stärken: Gastro-Spezialist, Umsatzplanung, umfangreiche Features
Gastro-Vergleichstabelle
| Tool | Kiosk | Schichtplan | Pausen-Check | Lohnexport | DSGVO | Gastro-Fokus |
|---|---|---|---|---|---|---|
| GetMeGastro | Ja | Ja | Ja | Direkt integriert | Ja | Ja |
| Papershift | Ja | Ja | Ja | CSV-Export | Ja | Ja |
| Crewmeister | Ja | Nein | Nein | CSV-Export | Ja | Teilweise |
| Clockify | Pro | Nein | Nein | CSV-Export | Eingeschränkt | Nein |
| Personio | Nein | Nein | Ja | DATEV-Export | Ja | Nein |
| gastromatic | Ja | Ja | Ja | DATEV-Export | Ja | Ja |
Worauf du bei der Auswahl achten solltest
Ein Zeiterfassungstool ist nur ein Teil des Puzzles. In der Gastronomie entstehen die meisten Probleme nicht bei der Zeiterfassung selbst, sondern an der Schnittstelle zur Lohnabrechnung. Typische Fehlerquellen:
- SFN-Zuschläge vergessen: Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge sind in der Gastro an der Tagesordnung. Wenn das Zeiterfassungstool diese nicht automatisch erkennt, muss der Steuerberater manuell nacharbeiten — das kostet Zeit und Geld.
- Minijob-Grenzen übersehen: Ohne automatische Stundenbudget-Kontrolle passiert es leicht, dass ein Minijobber zu viele Stunden arbeitet.
- Daten doppelt pflegen: Wenn Zeitdaten manuell in die Lohnbuchhaltung übertragen werden, schleichen sich Fehler ein.
Unsere Empfehlung für Gastronomen
Für Restaurants und Cafés, die eine Komplettlösung aus Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Buchhaltung suchen, ist GetMeGastro die naheliegende Wahl. Du sparst dir die Koordination zwischen drei verschiedenen Systemen und hast einen Ansprechpartner für alles.
Wer nur eine reine Zeiterfassungslösung braucht und die Lohnabrechnung separat erledigt, fährt mit Papershift oder gastromatic gut. Beide kennen die Anforderungen der Gastronomie und bieten brauchbare Schichtplanungsfunktionen.
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