Pflicht zur Zeiterfassung: Was Gastronomen 2026 wissen müssen

Die Gastronomie steht vor einer Zeitenwende bei der Personalverwaltung. Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 und der bevorstehenden Gesetzesnovelle müssen Restaurantbesitzer, Cafébetreiber und Hoteliers ihre Arbeitszeiterfassung grundlegend überdenken. Besonders in der Gastro, wo Minijobber, Schichtbetrieb und Saisonkräfte zum Alltag gehören, ist die Umsetzung anspruchsvoll.

Hintergrund: Warum kommt die Pflicht?

Der Europäische Gerichtshof entschied bereits 2019, dass alle EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit verpflichten müssen. In Deutschland griff das Bundesarbeitsgericht dieses Urteil auf und stellte 2022 klar: Die Pflicht zur Arbeitszeitdokumentation besteht schon jetzt. Ein Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums konkretisiert nun die Anforderungen — und verschärft sie.

Achtung Gastronomen: Gerade in der Gastronomie kontrolliert die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) regelmäßig und unangekündigt. Wer keine lückenlose Zeiterfassung vorweisen kann, riskiert empfindliche Bußgelder — unabhängig davon, ob die Gesetzesnovelle bereits in Kraft ist.

Was sich für Gastronomiebetriebe konkret ändert

Die geplante Novelle bringt klare Anforderungen mit sich, die speziell für Gastrobetriebe relevant sind:

Elektronische Erfassung: Handgeschriebene Stundenzettel oder Papier-Dienstpläne genügen nicht mehr. Betriebe ab 10 Mitarbeitern benötigen ein elektronisches System.
Tagesaktuelle Dokumentation: Das Eintragen am Monatsende gehört der Vergangenheit an. Arbeitsbeginn, -ende und Pausen müssen am selben Tag festgehalten werden.
Zwei Jahre Aufbewahrung: Sämtliche Zeitdaten müssen revisionssicher für mindestens zwei Jahre gespeichert werden.
Verantwortung bleibt beim Chef: Auch wenn Mitarbeiter selbst stempeln, trägt der Betriebsinhaber die Verantwortung für ein funktionierendes System.

Besondere Brisanz: Minijobber in der Gastro

Kaum eine Branche setzt so stark auf geringfügig Beschäftigte wie die Gastronomie. Für Minijobber gelten nach §17 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) bereits seit Jahren strenge Dokumentationspflichten. Arbeitsbeginn, -ende und Dauer müssen spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung schriftlich festgehalten werden.

Bei einem Mindestlohn von 12,82 Euro pro Stunde (Stand 2026) ergeben sich maximal rund 40,5 Stunden monatlich für einen 520-Euro-Minijob. Wird diese Grenze auch nur einmal überschritten, droht die Umqualifizierung in ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis — mit Nachzahlungen, die schnell vierstellig werden.

Tipp für Gastrobetriebe: Eine digitale Zeiterfassung mit Stundenbudget-Anzeige zeigt dir in Echtzeit, wie viele Stunden ein Minijobber im laufenden Monat bereits gearbeitet hat. So vermeidest du teure Überschreitungen der 520-Euro-Grenze.

Übergangsfristen: Wer muss wann handeln?

Der Gesetzentwurf sieht gestaffelte Fristen vor, abhängig von der Betriebsgröße:

Betriebsgröße	Frist	Typisches Gastro-Beispiel
Ab 250 Mitarbeiter	Sofort nach Inkrafttreten	Hotelketten, große Systemgastronomen
Ab 50 Mitarbeiter	1 Jahr Übergangsfrist	Große Restaurants, Cateringunternehmen
Ab 10 Mitarbeiter	2 Jahre Übergangsfrist	Typisches Restaurant, Café mit Saisonkräften
Unter 10 Mitarbeiter	Analoge Erfassung weiter möglich	Kleine Imbisse, inhabergeführte Cafés

Vorsicht bei Saisonkräften: Die Mitarbeiterzahl bezieht sich auf den Durchschnitt. Wer im Sommer Aushilfen einstellt, kann schnell die 10er-Grenze überschreiten und fällt dann in die elektronische Erfassungspflicht.

Bußgelder: Bis zu 30.000 Euro pro Verstoß

Bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht sieht der Gesetzentwurf Bußgelder von bis zu 30.000 Euro vor. Für Gastronomiebetriebe kommt erschwerend hinzu: Die FKS führt in der Branche überdurchschnittlich viele Kontrollen durch. Ein fehlendes oder mangelhaftes Zeiterfassungssystem wird dabei sofort beanstandet.

Noch teurer kann es werden, wenn bei einer Kontrolle festgestellt wird, dass Mitarbeiter nicht zur Sozialversicherung angemeldet sind oder Mindestlöhne unterschritten werden. Fehlende Zeitnachweise werden dann als Indiz für Schwarzarbeit gewertet.

Praktische Lösung für Gastronomen

Für Restaurants und Cafés eignet sich ein Tablet am Personaleingang oder hinter der Theke als digitale Stempeluhr besonders gut. Mitarbeiter stempeln sich per PIN ein und aus — das dauert drei Sekunden und funktioniert auch in der hektischen Mittagsschicht.

Damit die Buchhaltung stimmt, sollte die Zeiterfassung direkt mit der Lohnabrechnung verknüpft sein. So fließen die erfassten Stunden automatisch in die monatliche Gehaltsabrechnung ein — ohne manuelles Abtippen und ohne Fehlerquellen.

GetMeGastro verbindet beides: Automatisierte Buchhaltung und Zeiterfassung in einem System. So stellst du sicher, dass die Arbeitszeiten korrekt dokumentiert sind und direkt in die Lohnabrechnung einfließen. Jetzt kostenlos starten oder Erstberatung buchen.

Fazit: Jetzt vorbereiten statt später draufzahlen

Die Zeiterfassungspflicht trifft die Gastronomie besonders hart, weil die Branche auf flexible Arbeitszeitmodelle angewiesen ist. Wer frühzeitig auf eine digitale Lösung setzt, spart sich Stress bei Kontrollen und profitiert von einer besseren Übersicht über Personalkosten, Minijob-Grenzen und Schichtpläne.

Mit GetMeGastro bekommst du nicht nur eine gesetzeskonforme Zeiterfassung, sondern auch die komplette Buchhaltung und Steuerberatung aus einer Hand — speziell auf die Anforderungen der Gastronomie zugeschnitten.