Welche Fragen du vor dem Kauf eines Kassensystems stellen solltest

Verkäufer von Kassensystemen sind in der Regel charmant, gut vorbereitet und verkaufen dir gerne genau das, was sie heute im Bonus-Programm haben. Das Problem: Was in der Demo überzeugt, kann sich nach Vertragsabschluss als teure Falle entpuppen — vor allem in der Gastronomie, wo die laufenden Kosten schnell vierstellig pro Monat werden.

Diese zwölf Fragen solltest du jedem Anbieter stellen, bevor du unterschreibst. Wer hier nicht klar antwortet, ist nicht der richtige Partner für deinen Betrieb.

Block 1: Die echten Kosten

Frage 1: Was kostet das System wirklich pro Monat — inklusive aller Module, Hardware-Aufschläge und TSE-Gebühren?

Verkäufer nennen gerne den Grundpreis und verschweigen die Zusatzmodule. Bestehe auf eine vollständige Aufstellung: Software-Lizenz pro Gerät, TSE-Gebühr, Lieferdienst-Anbindung, Telefonsupport, Updates, Hardware-Aufschläge. Idealerweise schriftlich für drei Jahre.

Frage 2: Wie verändert sich der Preis, wenn ich Mitarbeiter, Geräte oder Filialen hinzufüge?

Pro-User-Pricing klingt fair, kann aber teuer werden — besonders mit saisonalen Aushilfen. Pro-Gerät-Pricing ist transparenter. Lass dir konkret durchrechnen, was eine Erweiterung um zwei Geräte oder einen weiteren Standort kosten würde.

Frage 3: Welche Mindestlaufzeit hat der Vertrag, und wie sind die Kündigungsfristen?

24 Monate Mindestlaufzeit mit jährlicher Verlängerung sind in der Branche üblich — aber nicht akzeptabel. Suche Anbieter mit monatlicher Kündigung. Wenn das Produkt überzeugt, brauchen sie dich nicht durch Verträge zu binden.

Block 2: Hardware und Flexibilität

Frage 4: Funktioniert das System mit meiner bestehenden Hardware?

Wenn du schon einen ESC/POS-Bondrucker, eine Kassenlade oder ein Tablet hast, sollten diese Geräte einbindbar sein. Anbieter, die nur ihre eigene Hardware unterstützen, kalkulieren mit fetten Hardware-Margen. Frag konkret nach Modellen.

Frage 5: Welche Kartenzahlungs-Anbieter werden unterstützt — und was, wenn ich später wechseln will?

Payment ist der größte Lock-in-Hebel. Wer dich nur an einen Anbieter koppelt, kann jederzeit Gebühren erhöhen. Achte auf Systeme mit mehreren Optionen (SumUp, Stripe, Adyen) und der Möglichkeit, später zu wechseln.

Frage 6: Funktioniert das System auch offline?

Internet fällt aus. Punkt. Wenn die Kasse dann steht, verlierst du Umsatz — und Vertrauen bei den Gästen. Ein gutes System schreibt offline weiter und synchronisiert, sobald die Verbindung zurückkehrt. TSE-Signaturen müssen lokal weiterlaufen können.

Block 3: Funktionen und Tiefe

Frage 7: Sind Personal-, Zeiterfassung und Schichtplanung im Preis enthalten?

Seit der elektronischen Zeiterfassungs-Pflicht ist das ein zentrales Thema. Wenn das nicht im System ist, brauchst du ein zweites Tool — mit eigener Lizenz und eigener Schnittstelle. Frag, ob die Stundenkonten direkt in die Lohnabrechnung übergeben werden können.

Frage 8: Wie funktioniert die Anbindung an Lieferdienste?

Die meisten Anbieter machen vollmundige Versprechen ("integriert mit Lieferando!") und meinen damit einen Mail-Forwarder, der Bestellungen als PDF schickt. Echte Integration heißt: Bestellungen landen direkt im Bondrucker, im Küchendisplay und in der Buchhaltung. Frag nach einem Live-Demo.

Frage 9: Was passiert mit den Belegen und der Buchhaltung?

Hier trennen sich gute von mittelmäßigen Systemen. Werden Belege automatisch verbucht oder als CSV exportiert, die du dann an deinen Steuerberater schickst? Schnittstellen kosten Zeit und produzieren Fehler. Bei einem System, das die Buchhaltung direkt integriert hat, läuft alles ohne Datenexport durch.

Block 4: Datenhoheit und Exit-Strategie

Frage 10: In welchem Format bekomme ich meine Daten zurück, wenn ich kündige?

Du wirst nicht ewig bei einem Anbieter bleiben. Bestehe auf einen vollständigen Datenexport in Standard-Formaten:

• Stammdaten: CSV oder JSON
• Bons und Umsätze: DSFinV-K (gesetzlich vorgeschrieben)
• Buchhaltung: DATEV-Format
• Mitarbeiter-Daten: CSV mit allen Stunden- und Lohnbestandteilen

Frage 11: Wo werden meine Daten gespeichert, und wer hat Zugriff?

DSGVO-konforme EU-Server sind Standard. Frag aber konkret: Welcher Cloud-Anbieter? Wo? Wer hat im Anbieter-Unternehmen Zugriff auf meine Daten? Werden Daten an Drittanbieter weitergegeben? Eine Antwort wie "klären wir bei Bedarf" ist unzureichend.

Frage 12: Wie sieht das Update- und Roadmap-Konzept aus?

Software lebt von Updates. Frag konkret: Wie oft kommen Updates? Sind sie kostenlos? Welche neuen Features sind in den nächsten zwölf Monaten geplant? Anbieter, die hier konkret antworten, haben einen Plan. Wer nur "wir entwickeln ständig weiter" sagt, hat keinen.

Bonus: Drei Fragen, die unangenehm wirken — aber wichtig sind

• "Wer ist der Eigentümer Ihres Unternehmens?" — Bei Investor-getriebenen Startups kann sich die Strategie schnell ändern. Bei inhabergeführten Unternehmen bist du oft langfristiger besser aufgehoben.
• "Wie viele aktive Kunden haben Sie und wie ist die Kündigungsquote?" — Wenn der Anbieter ausweicht, hat er etwas zu verbergen. Eine niedrige Churn-Rate ist das beste Qualitätssignal.
• "Was würden Sie selbst nutzen, wenn Sie nicht ihr eigenes Produkt verkaufen müssten?" — Die Antwort entlarvt sofort, ob der Verkäufer wirklich an sein Produkt glaubt.

Fazit: Wer fragt, gewinnt

Ein Kassensystem ist eine langfristige Entscheidung — und die teuerste, wenn du sie falsch triffst. Diese zwölf Fragen helfen dir, die Spreu vom Weizen zu trennen. Anbieter, die transparent und konkret antworten, sind echte Partner. Wer ausweicht, hat oft etwas zu verbergen.

Bei GetMeGastro beantworten wir alle diese Fragen offen. Unser System ist kostenlos, hat keine Mindestlaufzeit, und alle Daten gehören dir. Probier es einfach aus: jetzt kostenlos starten.